Cách nhanh nhất và tiết kiệm chi phí nhất dành cho bạn và doanh nghiệp là sử dụng phần mềm quản lý dự án xây dựng bằng Excel. Với Excel, năng xuất làm việc của bạn tăng lên đáng kể bởi những tính năng hữu ích nhưu lọc dữ liệu hay tạo biểu đồ trực quan của phần mềm này.
Hãy cùng Y Linh tìm cách sử dụng phần mềm này sao cho hiệu quả để công việc quản lý dự án xây xây dựng của bạn hiệu quả và tiết kiệm thời gian hơn nhé!
phan-mem-quan-ly-xay-dung-bang-excel
Tạo sao nên sử dụng phần mềm excel để quản lý dự án xây dựng?
phan-mem-quan-ly-xay-dung-bang-excel
1. Quản lý dự án xây dựng bằng excel giúp tiết kiệm chi phí:
Như bạn biết đó, excel là phần mềm miễn phí hoặc có chi phí thấp so với các phần mềm quản lý dự án chuyên dụng. Hầu như lĩnh vực nào cũng cần sử dụng excel như kế toán hay thống kê.
Khi sử dụng phần mềm quản lý dự án xây dựng bằng excel sẽ giúp giiảm chi phí đào tạo cho nhân viên của doanh nghiệp vì Excel khá phổ biến và dễ sử dụng.
2. Quản lý dự án xây dựng bằng excel dễ dàng sử dụng:
Quản lý dự án xây dựng bằng phần mềm excel, bạn sẽ không bị lúng túng. Bởi phần mềm này có giao diện trực quan, dễ dàng thao tác với các chức năng cơ bản như nhập dữ liệu, tạo biểu đồ, lọc dữ liệu, tạo bảng …
Nhiều người đã quá quen thuộc với Excel nên không cần mất nhiều thời gian để học cách sử dụng phần mềm này.
3. Linh hoạt khi quản lý dự án xây dựng bằng excel:
Khi bạn sử dụng phần mềm Excel để quản lý dự án xây dựng, bạn có thể tự do tạo và tùy chỉnh bảng tính theo nhu cầu cụ thể của dự án mà bạn phụ trách.
Hơn nữa, bạn cũng có thể kết hợp với các công cụ khác như Power BI hay SQL để tạo báo cáo chi tiết, xử lý data cho dự án.
4. Quản lý dự án xây dựng bằng excel cung cấp khả năng truy cập:
Khi quản lý dự án xây dựng bằng Excel, bạn có thể linh hoạt làm việc và theo dõi hiệu suất dự án ở bất cứ đâu. Vì chỉ với máy tính bảng hay điện thoại, bạn vẫn có thể truy cập vào phần mềm.
Khi làm dự án theo nhóm trên web excel, bạn dễ dàng chia sẻ dữ liệu với các thành viên để cùng làm chung một file tài liệu.
Cách sử dụng phầm mềm quản lý dự án xây dựng bằng excel
phan-mem-quan-ly-xay-dung-bang-excel
1. Chuẩn bị dữ liệu trước khi sử dụng phần mềm quản lý dự án bằng excel
Bạn cần xác định các thông tin cần thiết cho việc quản lý dự án như: tên dự án, hạng mục công việc, thời gian bắt đầu và kết thúc, ngân sách, nguồn lực thực hiện dự án, …
Sau đó, bạn hãy tiến hành thu thập và nhập dữ liệu vào bảng tính Excel.
2. Xây dựng bảng tính cho quản lý dự án xây dựng:
Để tiến trình công việc được rõ ràng và logic, dễ theo dõi và phân công việc, bạn hãy tạo các bảng tính riêng cho từng hạng mục công việc hoặc theo các giai đoạn của dự án.
Để tăng hiệu suất quản lý dự án xây dựng, bạn có thể sử dụng các công thức và hàm trong Excel để tính toán các thông tin như tổng chi phí, tiến độ công việc,…
Để tăng tính thú vị và dễ hiểu, bạn có thể tạo biểu đồ và hình ảnh để trực quan hóa dữ liệu dự án.
3. Theo dõi và cập nhật hiệu suất dự án xây dựng:
Để theo dõi và cập nhâp tiến độ dự án xây dựng, bạn có thể sử dụng các chức năng lọc và sắp xếp dữ liệu để dễ dàng theo dõi các hạng mục công việc quan trọng.
Bên cạnh đó, bạn có thể sắp xếp dự án theo tiến độ, mức độ ưu tiên hoặc các tiêu chí khác.
Ngoài ra, bạn nên xây dựng biểu đồ Gantt trên excel để trực quan hóa tiến độ công việc, qua đó, bạn có thể nắm bắt tiến độ thực tế so với kế hoạch dự án xây dựng đề ra.
Mẹo sử dụng excel để quản lý dự án xây dựng tiết kiệm thời gian
phan-mem-quan-ly-xay-dung-bang-excel
1. Phần mềm quản lý dự án xây dựng bằng Excel: Sử dụng mẫu (Template)
Để tiện lợi và nhanh chóng hơn khi quản lý dự án xây dựng bằng excel, bạn có thể tận dụng các mẫu template Excel có sẵn hoặc tạo mẫu riêng cho các hạng mục dự án.
Hơn hết, mẫu có sẵn trên Excel giúp bạn tiết kiệm thời gian định dạng và nhập dữ liệu dự án, qua đó, bạn có thể đảm bảo tính nhất quán cho các báo cáo.
2. Phần mềm quản lý dự án xây dựng bằng Excel: Biểu đồ và hình ảnh
Cách tốt nhất để quản lý dự án xây dựng hiệu quả nhất là tạo biểu đồ và hình ảnh để trực quan hóa dữ liệu, giúp bạn dễ dàng theo dõi tiến độ dự án và xác định các vấn đề tiềm ẩn.
Bạn có thể sử dụng các loại biểu đồ phù hợp như biểu đồ Gantt, biểu đồ cột, biểu đồ tròn …
3. Phần mềm quản lý dự án xây dựng bằng Excel: Chức năng lọc và sắp xếp
Sử dụng các chức năng lọc và sắp xếp dữ liệu để nhanh chóng tìm kiếm thông tin cần thiết.
Giúp tiết kiệm thời gian so với việc tìm kiếm thủ công trong bảng dữ liệu lớn.
Cách sử dụng excel để lọc và sắp xếp dữ liệu dự án xây dựng:
1. Lọc dữ liệu dữ án xây xây dựng:
- Chọn cột bạn muốn lọc dữ liệu dữ án xây dựng: Nhấp vào tiêu đề cột trên thanh công cụ Excel.
- Chọn bộ lọc: Nhấp vào mũi tên thả xuống ở góc phải của tiêu đề cột và chọn bộ lọc dữ liệu mà bạn mong muốn.
- Chọn giá trị lọc: Chọn giá trị bạn muốn lọc từ danh sách dự án.
- Nhấp vào “OK”.
2. Sắp xếp dữ liệu dữ án xây xây dựng:
- Chọn cột bạn muốn sắp xếp dữ liệu dự án xây dựng: Nhấp vào tiêu đề cột trên thanh công cụ.
- Chọn lệnh sắp xếp dữu liệu: Trên tab “DỮ LIỆU”, nhấp vào nút “Sắp xếp Từ A đến Z” hoặc “Sắp xếp Từ Z đến A”.
- Chọn sắp xếp theo nhiều cột: Giữ phím Ctrl và nhấp vào tiêu đề của các cột khác mà bạn muốn sắp xếp dữ liệu dữ án xây dựng.
4. Phần mềm quản lý dự án xây dựng bằng Excel: Phím tắt
Bạn có thể sử dụng các phím tắt trong phần mềm Excel để thao tác nhanh chóng và hiệu quả, qua đó, giúp tiết kiệm thời gian và tăng hiệu suất thực hiện quản lý dự án xây dựng.
Dưới đây là một số phím tắt phổ biến:
- Mũi tên trái: Di chuyển sang ô bên trái của bảng.
- Mũi tên phải: Di chuyển sang ô bên phải của bảng.
- Mũi tên lên: Di chuyển lên một ô của bảng.
- Mũi tên xuống: Di chuyển xuống một ô của bảng.
- Home: Di chuyển đến đầu hàng hiện tại của bảng.
- End: Di chuyển đến cuối hàng hiện tại của bảng.
- Page Up: Di chuyển lên một trang của bảng.
- Page Down: Di chuyển xuống một trang của bảng.
- Ctrl + Home: Di chuyển đến đầu bảng tính.
- Ctrl + End: Di chuyển đến cuối bảng tính.
- Shift + Mũi tên trái: Chọn các ô từ ô hiện tại đến ô bên trái.
- Shift + Mũi tên phải: Chọn các ô từ ô hiện tại đến ô bên phải.
- Shift + Mũi tên lên: Chọn các ô từ ô hiện tại đến ô bên trên.
- Shift + Mũi tên xuống: Chọn các ô từ ô hiện tại đến ô bên dưới.
- Ctrl + A: Chọn toàn bộ bảng tính.
- F2: Chỉnh sửa nội dung ô hiện tại.
- Ctrl + C: Sao chép nội dung ô hiện tại.
- Ctrl + X: Cắt nội dung ô hiện tại.
- Ctrl + V: Dán nội dung đã sao chép hoặc cắt.
- Delete: Xóa nội dung ô hiện tại.
- Backspace: Xóa ký tự bên trái con trỏ.
- Enter: Chuyển đến ô bên dưới.
- Tab: Chuyển đến ô bên phải.
6. Phần mềm quản lý dự án xây dựng bằng Excel: Makro
Ghi lại các thao tác thường xuyên sử dụng thành makro để tự động hóa quy trình làm việc.
Giúp tiết kiệm thời gian và công sức cho các công việc lặp đi lặp lại.
Ví dụ:
Giả lập bạn đang quản lý một dự án xây dựng và cần tạo báo cáo về tình trạng dự án mỗi tuần. Bạn có thể tạo makro trên phần mềm Excel để tự động hóa quy trình này.
Makro sẽ thực hiện các thao tác sau:
- Lọc dữ liệu dự án xây dựng theo tuần hiện tại.
- Tính toán tổng chi phí cho mỗi hạng mục công việc trong dự án.
- Tạo biểu đồ thể hiện tiến độ dự án xây dựng.
- Xuất báo cáo sang định dạng PDF.
Bằng cách sử dụng makro như thế này, bạn có thể tiết kiệm thời gian và công sức tạo báo cáo thủ công mỗi tuần cho dự án xây dựng.
Một số công thức và hàm excel phổ biến trong quản lý dự án xây dựng
phan-mem-quan-ly-xay-dung-bang-excel
Để tăng năng suất và giảm thời gian làm việc, bạn có thể sử dụng một số hàm và công thức trên Excel sau đây trong quản lý dự án xây dựng:
1. Theo dõi tiến độ dự án xây dựng:
- Hàm NETWORKDAYS: Sử dụng hàm này, bạn có thể tính toán số ngày làm việc thực tế trong một khoảng thời gian nhất định, không tính các ngày nghỉ lễ và cuối tuần.
- Hàm DATEDIF: Hàm này giúp bạn tính toán số ngày của dự án giữa hai ngày, được sử dụng để theo dõi thời gian hoàn thành từng hạng mục công việc.
- Biểu đồ Gantt: Đây là loại biểu đồ được sử dụng phổ biến trong quản lý dự án. Bằng cách trực quan hóa tiến độ dự án xây dựng, bạn có thể theo dõi tiến độ thực tế so với kế hoạch đề ra.
2. Quản lý ngân sách chi cho dự án xây dựng:
- Hàm SUM: Hàm Excel này được dùng để tính toán tổng chi phí cho dự án xây dựng hoặc từng hạng mục công việc.
- Hàm AVERAGE: Loại hàm này bạn có thể dùng để tính toán chi phí trung bình cho mỗi hạng mục công việc khi quản lý dự án.
- Hàm IF: Theo dõi chi tiêu thực tế so với ngân sách dự kiến của dự án và báo cáo khi có sai lệch.
3. Phân tích dữ liệu dự án xây dựng:
- Hàm VLOOKUP: Nếu bạn muốn tra cứu thông tin từ một bảng tính khác, hàm Excel này có thể giúp bạn dễ dàng tổng hợp dữ liệu từ nhiều nguồn.
- Hàm COUNTIF: Hàm này giúp bạn đếm số lượng bản ghi đáp ứng một tiêu chí nhất định, qua đó, bạn có thể theo dõi số lượng công việc đã và đang thực hiện.
Tích hợp excel với công cụ khác để quản lý dự án xây dựng hiệu quả
phan-mem-quan-ly-xay-dung-bang-excel
1. Quản lý dự án xây dựng với công cụ lưu trữ đám mây:
Bạn có thể lưu trữ bảng tính Excel của dự án xây xây dựng trên các dịch vụ lưu trữ đám mây như Google Drive, OneDrive, Dropbox,… để truy cập và chỉnh sửa dữ liệu từ mọi nơi.
Ngoài ra, với công cụ này, bạn có thể chia sẻ bảng tính Excel với các thành viên trong nhóm và cho phép họ chỉnh sửa dữ liệu.
2. Quản lý dự án xây dựng với công cụ phân tích dữ liệu:
Bạn có thể kết hợp phần mềm Excel với các công cụ phân tích dữ liệu như Power BI, Tableau,… để phân tích dữ liệu dự án xây dựng và đưa ra các quyết định sáng suốt.
3. Quản lý dự án xây dựng với công cụ tự động hóa:
Ngoài ra, bạn còn có thể sử dụng các công cụ tự động hóa như Macro trong Excel, Zapier, IFTTT,… để tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại, giúp tiết kiệm thời gian và công sức.
Ví dụ: Bạn có thể sử dụng Excel để tự động tạo báo cáo tiến độ dự án xây dựng và gửi email thông báo cho các thành viên trong nhóm khi có thay đổi trong dữ liệu.
Cuối cùng, nếu bạn có bất kì thắc mắc nào về cách sử dụng phần mềm Excel trong quản lý dự án xây dựng hoặc cách tính vật liệu xây dựng , hoặc mua gối đỡ bê tông đúc sẵn theo bản vẽ, hãy liên hệ ngay với Y Linh qua thông tin sau nhé:
- Số điện thoại: 0918174578
- Liên hệ trực tiếp tại địa chỉ: 560, Bình Quới, Phường 28, quận Bình Thạnh, thành phố Hồ Chí Minh
- Địa chỉ gmail: vietnhut1975@gmail.com.
- Website: Bê Tông Đúc Sẵn Y Linh
Công ty vật liệu xây dựng Y Linh luôn sẵn lòng hỗ trợ bạn.
